POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Politique de collecte, d’utilisation et de communication des renseignements personnels de Aubé Avocats inc. (« Politique de confidentialité »).

Aubé Avocats inc. (« nous », « notre » et « nos ») est une entité indépendante. La présente est la politique de confidentialité de Aubé Avocats inc. qui décrit comment nous traitons les renseignements personnels.

Conformément à nos obligations en tant que professionnels du droit, nous avons le mandat d’assurer de façon rigoureuse la confidentialité et la sécurité des renseignements qui nous sont confiés. Nous adhérons à certains principes de protection de la confidentialité pour protéger les renseignements personnels qui nous sont confiés.

La présente politique de confidentialité vous indique comment nous recueillons les renseignements personnels à votre sujet, comment nous les utilisons et dans quelles circonstances nous les communiquons.

Renseignements personnels

Aux fins de la présente politique de confidentialité, par « renseignements personnels » on entend tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d’identifier une personne, fournis à Aubé Avocats inc. ou collectés par cette dernière. Cette politique de confidentialité s’applique, peu importe comment ces derniers sont enregistrés (par voie électronique ou sur document papier, par exemple). La présente politique ne s’applique pas aux renseignements qui portent sur plus d’une personne lorsque l’identité de ces personnes est inconnue et ne peut être inférée de ces renseignements (l’« ensemble des renseignements »). Aubé Avocats inc. se réserve le droit d’utiliser l’ensemble des renseignements de quelque façon qu’elle estime appropriée. Cette politique de confidentialité ne s’applique pas non plus aux renseignements au sujet de sociétés ou d’autres entités juridiques.

Responsabilisation

Aubé Avocats inc. prend la protection des renseignements personnels très au sérieux. Nos obligations à titre de professionnels du droit sont définies, en partie, par les règles d’éthique professionnelle qui imposent des devoirs et des obligations relatifs à la protection des renseignements personnels fournis par les clients à Aubé Avocats inc. Ces obligations s’appliquent à tous les professionnels, membres du cabinet, autres employés, agents contractuels et mandataires qui fournissent des services relatifs à notre prestation de services juridiques ou autres services à nos clients.

Quels types de renseignements font l’objet d’une collecte?

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels : (1) aux fins de déterminer si Aubé Avocats inc. s’engage ou non à établir une relation professionnelle, ou (2) dans le cours d’une relation professionnelle, ou (3) lorsque nous recueillons des renseignements personnels, par exemple, lorsque vous nous fournissez des renseignements à votre sujet, ou au sujet d’un tiers associé à votre besoin d’obtenir des services juridiques. Ces renseignements dont nous disposons sont tenus strictement confidentiels et ne sont divulgués à quiconque, sauf avec l’autorisation expresse ou implicite de la personne ou de l’organisation concernée ou lorsqu’il est, ou tel qu’il est requis ou permis par la loi applicable.

Dans le cadre de notre relation avec vous, Aubé avocats inc. devra collecter, utiliser, et parfois divulguer, différents types de renseignements personnels à diverses fins relativement aux services que nous fournissons selon les directives fournies par vous ou votre organisation. Étant donné la nature de nos services, il est impossible de dresser la liste de tous les types de renseignements personnels pouvant être collectés, utilisés ou divulgués. Cependant, les renseignements personnels que nous collectons peuvent comprendre :

• votre nom complet;
• vos coordonnées, comme votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, ou vos titres professionnels;
• des renseignements permettant d’établir votre identité;
• des renseignements relatifs à vos exigences juridiques, situations, et intérêts;
• la question à savoir si vous vous êtes abonné ou désabonné à l’une ou l’autre de nos listes d’envoi ou avez accepté toute invitation de notre part;
• des renseignements relatifs à votre organisation ou autres organisations, y compris de l’information relative aux administrateurs, aux directeurs ou employés de nos clients ou autres parties, témoins, bénéficiaires, parties adverses, parties liées, parties en cause, partenaires d’affaires, investisseurs, actionnaires, détenteurs de titres, acheteurs, vendeurs, partenaires d’affaires, et clients des clients;
• des renseignements quant à vos préférences, notamment, si vous assistez à l’un de nos événements et que nous recueillons des données sur vos préférences alimentaires;
• vos renseignements de paiement; et
• tout autre renseignement personnel que vous nous fournissez volontairement.

Dans certains cas, nous recueillons des renseignements personnels auprès de tiers tels que des clients à qui nous fournissons des services juridiques, des autorités juridiques et de réglementation, d’autres organismes avec lesquels nous traitons (ou vous traitez), tels que des organismes gouvernementaux, des agences d’évaluation de crédit, des agences de recrutement, des fournisseurs de services ou de renseignements, et auprès d’autres registres accessibles à tous. Nous pouvons également recueillir des renseignements auprès de sources publiques dans le cadre d’une enquête ou de procédures relatives aux services juridiques que nous fournissons à l’un de nos clients.

Comment utilisons-nous et divulguons-nous les renseignements personnels?

Aubé Avocats inc. utilise et divulgue des renseignements personnels aux fins établies dans la présente politique. En aucun cas Aubé Avocats inc. ne vend les renseignements personnels qu’elle a obtenus.

Aubé Avocats inc. peut utiliser et divulguer des renseignements personnels aux fins suivantes :

• L’établissement de votre identité, la conformité aux mesures de lutte contre le blanchiment d’argent et aux autres obligations juridiques. Pour ce faire, il se peut que vous deviez fournir vos nom, adresse, renseignements relatifs à votre emploi/activités d’affaires et autres formes d’identification prescrites par la loi;
• La facturation : laquelle comprend la collecte, l’utilisation et la divulgation de noms, adresses, détails bancaires ou financiers et/ou de paiement;
• La prestation et l’élaboration de services/produits, dont la prestation de conseils juridiques ou l’intervention dans des cas de litige, d’arbitrage ou d’autres procédures juridiques, qui comprennent tout renseignement personnel nécessaire afin de fournir les services que vous ou votre organisation ont demandés;
• L’analytique : il est possible que nous utilisions aussi et analysions les renseignements personnels qui nous sont fournis en vue de vous offrir des services ou produits additionnels, de même que pour effectuer le suivi et la gestion de vos préférences en matière de consentement, de réservations de places à des événements ainsi que de requêtes de désabonnement. Vous pouvez, en tout temps, nous aviser que vous ne souhaitez pas recevoir d’information de notre part;
• La tenue d’archives internes et l’analyse ainsi que la gestion de la prestation de nos services juridiques;
• La réponse à vos questions, ou la fourniture de renseignements ou de documents que vous souhaitez obtenir;
• Aux fins d’études de marché;
• Le marketing de nos propres produits et services à votre intention par courriel ou autres moyens si vous êtes abonné à l’une de nos listes d’envoi;
• Pour veiller à ce que vos renseignements et préférences soient exacts. Par exemple, de temps à autre, il se pourrait que nous vous demandions (par courriel ou autre moyen) de vérifier vos coordonnées et préférences de listes d’envoi et de les mettre à jour, le cas échéant;
• Le respect de nos normes professionnelles et de qualité élevée, et l’obtention et la conservation de nos accréditations et agréments qui peuvent impliquer des vérifications de nos processus internes;
• Afin de respecter les exigences réglementaires, notamment pour mener des analyses de conflits d’intérêts avant tout mandat et ériger des barrières pour limiter l’accès à certains renseignements;
• Afin de nous permettre, ou de permettre à nos clients d’intenter certains recours ou de limiter les dommages que nous pourrions subir, ou que nos clients pourraient subir;
• Afin de détecter et d’aider à prévenir la fraude ou toute autre activité illicite;
• Pour satisfaire à nos exigences en matière d’assurance;
• Pour satisfaire aux exigences de sécurité et pour la prévention du crime; par exemple, il se peut que des caméras de vidéosurveillance soient installées dans nos locaux et que des données soient saisies par ces caméras à des fins de sécurité;
• Toute fin permise ou requise par la loi; et
• Afin de mener à bien tout autre objectif qui vous sera divulgué et auquel vous aurez consenti.

Aubé avocats inc. peut divulguer des renseignements personnels à des organisations qui effectuent des services pour nous. Nous fournirons uniquement des renseignements personnels à de telles organisations si elles conviennent par contrat d’assurer une protection appropriée pour ces renseignements.

Les renseignements personnels peuvent aussi être assujettis à un transfert vers une autre organisation dans le cadre d’une transaction commerciale comme une fusion ou un changement de propriété. Cela ne surviendra que si les parties ont conclu une entente aux termes de laquelle la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements se limitent aux fins liées à la transaction commerciale, y compris la détermination de la question de donner suite ou non à la transaction commerciale et à savoir s’ils sont utilisés par les parties pour mener et conclure ladite transaction commerciale.

Enfin, il se peut que nous divulguions vos renseignements personnels à toute autre fin à laquelle vous donnez votre consentement.

Limites relatives à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation de renseignements personnels

Aubé Avocats inc. peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes (par exemple, copie papier ou électronique, télécopie, conversations ou enregistrements téléphoniques, courriels, etc.), mais ne le fera que par des moyens licites et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulguées, comme décrit dans la présente politique, ou permis ou requis par la loi applicable.

Les renseignements personnels collectés sous n’importe quelle forme par Aubé Avocats inc. ne sont conservés que le temps nécessaire : a) aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, tel que décrit dans la présente politique; b) à des fins légitimes; ou c) pour répondre à toute question qui pourrait survenir ultérieurement. Lorsque les renseignements personnels recueillis ne sont plus requis pour ces fins telles que décrites, Aubé Avocats inc. dispose des procédures nécessaires sécuritaires à la destruction, la suppression, l’effacement ou la conversion de ceux-ci sous une forme anonyme.

Notre site Web et les fichiers témoins

En règle générale, vous pouvez naviguer sur notre site Web sans nous fournir de renseignements personnels.

Nous n’utilisons pas des fichiers témoins, des balises Internet ou des pixels invisibles, des fichiers journal et autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur notre site Web.

Consentement

Le fait que vous fournissiez à Aubé Avocats inc. des renseignements personnels signifie que vous acceptez et consentez à la collecte, l’utilisation et la communication par Aubé Avocats inc. de vos renseignements personnels, conformément à la présente politique de confidentialité. Si vous n’êtes pas d’accord avec ces conditions, merci de ne pas nous fournir de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, bien que la décision de nous fournir certains renseignements personnels vous revienne, certains services ne peuvent être offerts que si vous nous les fournissez et, dans le cas contraire, il se peut que nous ne puissions pas vous offrir certains services si ces renseignements sont nécessaires.

Il est possible d’accorder son consentement de différentes manières comme : a) en signant expressément un document, ou en donnant son consentement par voie électronique ou verbalement; ou b) implicitement en fournissant les renseignements personnels volontairement.

Il peut y avoir des circonstances où vous avez fourni des renseignements personnels à une fin en particulier, et ultérieurement Aubé Avocats inc. a besoin d’utiliser ces renseignements pour une fin différente. Dans ces cas, nous vous demanderons votre consentement afin d’utiliser les renseignements pour la fin différente, à moins que la loi requière ou nous permette d’utiliser ces renseignements pour cette fin différente.

Prenez note que certaines circonstances pourraient justifier ou permettre la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels sans consentement préalable, ou lorsqu’Aubé Avocats inc. est en mesure ou est obligée de les communiquer sans consentement aux termes des lois applicables.

Vous pouvez en tout temps révoquer votre consentement à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. Toutefois, une telle révocation pourrait nous empêcher de vous fournir des services ou produits; dans ces circonstances, nous discuterons avec vous du motif pour lequel nous avons besoin de vos renseignements personnels et de la raison pour laquelle la révocation de votre consentement affecte notre capacité à vous fournir des services ou produits.

Conservation ou sécurité

Aubé Avocats inc. a pris des mesures pour garantir la sécurité des renseignements personnels sur les plans tant physique et technique que procédural.

Le principal endroit où Aubé Avocats inc. conserve actuellement des renseignements personnels est la ville dans laquelle Aubé Avocats inc. possède ses bureaux ou ses installations. L’accès à ces renseignements est accordé aux personnes qui doivent connaître ces renseignements afin que nous puissions fournir ses services.

Les renseignements personnels peuvent être conservés à l’extérieur du territoire ou pays dans lequel vous vivez, si un tiers fournisseur ou une autre entité à qui nous divulguons des renseignements personnels conformément à la présente politique est situé à l’extérieur de ce pays ou territoire. Dans de tels cas, les renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois locales des pays ou territoires au sein desquels les renseignements sont collectés, utilisés, divulgués ou entreposés, et les autorités gouvernementales et les autorités chargées de l’application de la loi de ces pays ou territoires peuvent y avoir accès.

Exactitude et accès

Aubé Avocats inc. s’efforce d’assurer que tous les renseignements personnels fournis par le cabinet et en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaire pour les fins pour lesquelles Aubé Avocats inc. les utilise.

Vous avez le droit de demander accès à vos renseignements personnels et de demander une correction si ces derniers sont inexacts. Le cas échéant, si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous.

Nous nous efforcerons de vous fournir un accès en temps opportun à vos renseignements personnels. Toutefois, nous pouvons vous demander de dûment vérifier votre identité avant de le faire. De plus, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous y donner accès. Par exemple, nous ne vous y donnerons pas accès lorsque cette action peut mener à la divulgation de renseignements personnels d’une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation des renseignements ou que les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou autres restrictions juridiques. Les cas échéants, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels.

Modification de nos pratiques et de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité entre en vigueur le 22 septembre 2022. Aubé Avocats inc. passera en revue et révisera périodiquement ses pratiques en matière de confidentialité et cette politique de confidentialité. Advenant toute modification, un avis approprié sera affiché sur notre site Web.

Votre accès ou votre utilisation continus de notre site Web ou la fourniture de vos renseignements personnels après toute modification constitue votre acceptation et votre consentement aux conditions de la présente politique telle qu’elle a été modifiée. Pour savoir quels sont les renseignements personnels que nous recueillons, comment nous les utilisons et avec qui nous pouvons les partager, veuillez examiner périodiquement la présente politique de confidentialité.

Pour nous joindre

Pour toute question, plainte ou préoccupation à l’égard de la présente politique de confidentialité ou tout renseignement personnel fourni à Aubé Avocats inc., ou si vous souhaitez :

• Accéder à des renseignements personnels que vous avez déjà fournis afin de les corriger ou de les mettre à jour ou de demander leur suppression ou
• Rapporter toute violation de la présente politique de confidentialité

Vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Aubé Avocats inc., ou les professionnels de Aubé Avocats inc. avec lesquels vous êtes en contact.

Vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Aubé Avocats inc. par courriel à info@aubeavocats.com ou par courrier postal à l’adresse :

Aubé Avocats inc.

149, rue Saint-Pierre Saint-Constant, (Québec) J5A 2G9

À l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels